Хороший кстати вопрос.
На данный момент веду записи в одной известной программе, стараясь учитывать все подробности каждого заказа. Вот например бывает такое, что изначально клиент заказывает определённый перечень товаров, в процессе переписки этот перечень корректируется несколько раз. В итоге возможен человеческий фактор, такой как у меня был с Никитой163, я забыл в совместном заказе учесть один из товаров, он ждал месяца 3, пока дойдёт его товар с другим заказом.
Стараюсь исправляться, перед окончательным этапом заказа расписывать заказчику полный перечень товаров и подробный расчёт предварительной стоимости с учётом каждой скидки и комиссии.
Хотел было всё это автоматизировать на отдельном движке сайта, специализированном для наших целей, но большое количество нюансов и особенностей не может покрыть ни один из имеющихся в свободном доступе движков.
Для более чёткого разграничения ответственности, опишу как происходит на данный момент, без учёта возможных задержек по вине клиента ИМВС.
1. Заказ товара у продавца(ов) - я ответственен за правильное формирование заказа, срок исполнения обычно от часа до 3 дней, зависит в основном от человеческих факторов, ведь обработка вручную (наличие денег на счетах, занятость и пр.)
2. Формирование заказа и отправка товаров - ответственность продавца (у многих товары могут отсутствовать в наличии несколько дней, а при наличии товара, происходит не ранее следующего рабочего дня и до 2-3 дней, прежде чем произведёт отправку)
3. Таможня и почта России (много было сказано тут, в прессе, в интернетах, заказы идут месяцами)
4. Если клиент ИМВС предпочёл получение через меня, а не самостоятельно, то тут как и в первом пункте, проходит некоторое время, на получение заказа, на встречу и передачу товара, окончательный расчёт.
Как видите, в основном по срокам косяки.
Бывают ещё косяки по качеству товара, иногда приходит повреждённый товар, иногда вообще не приходит. Я беру на себя все заботы по общению с продавцом вариантов возмещений, повторных пересылок, отправки назад продавцу повреждённого почтой товара, если необходимо.
На настоящий момент висят несколько затянувшихся заказов, на которые оформлены претензии в сторону продавцов. Тут уже бюрократия и соблюдение стандартных сроков рассмотрения таких дел, которые никто уже не может просто так изменить.
Я написал сложновато, но по другому не получается сформировать мысли. Если вкратце, я отвечаю за то, чтобы покупатель с меньшими для себя нервами получил свой товар.
Пока заказывают 1-2 раза в месяц, процессы не сложны и не запутаны, справляюсь, и учусь, на своих ошибках